CAPÍTULO VI

  FAZENDO CONTABILIDADE

ENCERRAMENTO/2001  

CONCILIAÇÃO CONTÁBIL

Para iniciarmos o processo de encerramento da movimentação contábil do ano de 2001 é necessário que os saldos de todas as Contas de nossa contabilidade estejam com os seus saldos corretos, ou seja, os saldos contábeis devem corresponder exatamente com os saldos reais existentes na data de 31/12/2001.  

No decorrer da movimentação contábil de uma empresa são realizados centenas de lançamentos propiciando, com isso, a possibilidade da ocorrência de alguns erros que se não corrigidos antes do encerramento, deixarão os saldos das Contas irreais, trazendo reflexos nas Demonstrações Financeiras da empresa de modo que estas não espelharão a sua situação patrimonial real.

Os erros mais comuns são: valores lançados a maior ou a menor; troca de contas; inversão de contas; lançamento em duplicidade; omissão de lançamento, entre outros.

Os meios de correção mais utilizados são: estorno de lançamento, lançamento complementar e Lançamento retificativo.

Exemplos de erros e a forma de correção:

a) Depósito no Banco do Brasil, em 05/09/2001, no valor de R$- 10.000,00, o digitador, acaba digitando apenas R$- 1.000,00 - veja a seguir o lançamento original em 05/09:

Poderíamos corrigir estornando o lançamento errado e logo após efetuando o lançamento correto,  - vejam os lançamentos de correção em 31/12/2001; 

Poderíamos corrigir também de outra forma: ao invés de estornarmos o lançamento original, faríamos apenas um lançamento complementar de R$- 9.000,00, em 31/12, conforme segue:

b) Depósito no Banespa de R$- 7.500,00 em 08/11/2001, e o classificador contábil em vez de colocar o código da conta do Banespa, coloca o código da conta da Caixa Econômica Federal - veja a seguir o lançamento original em 08/11::

Corrigiremos estornando o lançamento errado e logo após efetuando o lançamento correto,  - vejam os lançamentos de correção em 31/12/2001; 

c) No pagamento da conta de telefone, no valor de R$ 353,00, debitado na conta corrente BB em 25/03/2001, o classificador contábil em vez de debitar a conta de Despesa e creditar  a Conta Banco, inverte e debita a Conta Banco e credita a Conta de Despesa - veja a seguir o lançamento original em 25/03:

Corrigiremos estornando o lançamento errado e logo após efetuando o lançamento correto,  - vejam os lançamentos de correção em 31/12/2001; 

 d) Por descuido do digitador, em 15/04/2001, foi lançado o recebimento de uma duplicata no valor de R$- 3.280,00 duas vezes, portanto em duplicidade - veja a seguir o lançamento original em25/03:

Corrigiremos estornando um dos lançamentos - veja o lançamento de correção em 31/12/2001; 

e) Não foi efetuado o lançamento da despesa com energia elétrica paga em 27/06/2001, no valor de R$- 299,00, pago em dinheiro.

Neste caso não tem lançamento para estornar. Para regularizarmos a situação faremos em 31/12 o lançamento da despesa ocorrida em 27/06, da seguinte forma: 

Para chegarmos aos erros, como nos exemplos acima, é necessário fazermos uma conciliação contábil de todas as contas utilizadas pela contabilidade. Não é difícil. Vejam por exemplo: Se a conta contábil Caixa tiver em 31/12 um saldo de R$- 697,00, este valor deve coincidir com o saldo existente no controle extra contábil do caixa em 31/12. Melhor dizendo, o total de dinheiro que tiver no cofre da empresa em 31/12 deve ser exatamente o saldo da conta contábil Caixa.

Os saldos contábeis das contas bancárias em 31/12 devem coincidir com os saldos constantes nos extratos das contas bancárias. Exemplo: se o saldo da conta contábil do Banco do Brasil for, em 31/12, de R$- 2.375,00, este mesmo saldo deve ser o constante no extrato da conta corrente do Banco do Brasil nesta mesma data. Se não "bater", é porque tem algum lançamento errado, aí temos que conferir o extrato bancário com a ficha razão do Banco do Brasil para encontrarmos a diferença e procedermos os lançamentos de correção.

O saldo contábil da conta de Clientes diversos (duplicatas a receber) deve corresponder com a soma de todas as duplicatas que a empresa tiver ainda para receber na data de 31/12/2001.

Os saldos contábeis das Contas: Móveis e Utensílios, Equipamentos de Informática, Veículos, etc., devem corresponder com os saldos existentes no controle extra contábil de bens do Ativo Permanente que a empresa deve ter, inclusive para facilitar os cálculos das depreciações.

Os saldos contábeis das Contas Vendas e Compras de mercadorias devem corresponder com os totais existentes nos Livros Fiscais exigidos pela Fiscalização Estadual (ICMS): Livro de Entradas de Mercadorias e Livro de Saída de Mercadorias, entre outros.

Os saldos contábeis das contas dos fornecedores devem conferir com o total de duplicatas que a empresa esteja devendo em 31/12.

Os saldos das contas de Impostos e Contribuições a pagar também devem corresponder exatamente com os impostos que a empresa esteja devendo em 31/12.

Enfim, como já foi dito, é importante checarmos todas as contas utilizadas, inclusive as contas de resultados (despesas e receitas) de modo que tenhamos a certeza de que todos os saldos estejam corretos para aí sim partirmos para os demais procedimentos de encerramento.

O contador da empresa Sucesso tem por norma fazer a conciliação contábil mensalmente, o que é o correto, pois desta forma não permanece erro de um mês para outro, e, ao final do ano não se perde tempo com a conciliação de um período mais longo. Em função dessa conciliação mensal não foi detectado nenhum erro contábil na escrituração da empresa em 31/12/2001, estando-a, portanto, pronta para os procedimentos de encerramento da escrituração do ano de 2001.   

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Matéria disponibilizada neste site em 30/11/2002