CAPÍTULO III

OS LIVROS CONTÁBEIS

Por João de Carvalho Leite

Até aqui vocês já viram que realmente sabem fazer contabilidade, só falta aprenderem a formaliza-la. Viram também que para a formalização das transações é necessário utilizarem a técnica do lançamento,  que é o meio pelo qual registramos todos estes fatos nos livros próprios. Portanto, agora chegou a hora de falarmos um pouco sobre esses livros.

                Para a escrituração da contabilidade é necessária a utilização de dois livros: 

Livro Diário: principal e obrigatório. 

Livro Razão: apesar de ser tido como facultativo, é muito importante para o sistema contábil. A Receita Federal exige esse livro das empresas cuja tributação do Imposto de Renda seja com base no Lucro Real. O Livro Razão, na verdade, é mais conhecido como Fichas “Razão”. 

                O Livro Diário, como o próprio nome expressa, é utilizado para o registro diário, na seqüência, por ordem de acontecimento (ordem cronológica) de todos os fatos que vierem a ocorrer na empresa. O fato a ressaltar é que devido a sua escrituração ser efetuada pela ordem cronológica, embaralha as contas, dificultando, com isso, o exame individualizado das mesmas.

Veja modelo a seguir:   

 
                O Livro Razão demonstra de forma individualizada as Contas utilizadas no Livro Diário, vindo a facilitar, com isso, o exame das mesmas, daí a sua importância já citada acima.

Veja modelo a seguir:  

        Vocês puderam perceber claramente que para se fazer uma análise do que ocorreu com a movimentação, por exemplo, da Conta: Vendas a Vista, no Livro Diário, seria necessário verificar a escrituração dia a dia para poder compor tal movimentação. Imagine o trabalho que daria em uma empresa com grande movimento.  Já no Livro Razão devido às contas serem individualizadas, basta pegar a Conta desejada, no caso a Conta: Vendas a Vista, e analisar tranqüilamente a movimentação. 

Vocês perceberam, ainda, que os lançamentos no Livro Diário trazem todas as Contas  identificadas apenas por códigos. Para isso é necessária a elaboração de um Plano de Contas, onde são elencadas todas as contas previstas pelo Setor Contábil de uma empresa. 

A escrituração do Livro Diário tem um passado histórico, pois por muito tempo  foi escriturado com os lançamentos efetuados a mão, é isso mesmo, à caneta. Os Contadores utilizavam-se das famosas “canetas tinteiros” e faziam uma caligrafia impecável, linda, quase que desenhada.  Este tipo de escrituração ainda era muito utilizado até o início dos anos 70.     

Posteriormente o Livro Diário passou a ser escriturado em máquina de datilografia comum, mas com um adaptador, que permitia a escrituração do Livro Diário e simultaneamente a do Livro Razão (Fichas Razão).  

Poderia surgir uma pergunta. Como que era escriturado um livro em uma máquina de datilografia?  

Na verdade não era escriturado um livro e sim formulários específicos para contabilidade adquiridos em papelarias. Estes formulários já vinham com um carbono especial (copiativo)  e depois de datilografados, aproveitava-se apenas a segunda via que era copiada para placas ou rolos de gelatina e destes seriam  re-copiados, vamos dizer assim, para os livros.

Não entenderam?

Para aqueles que ainda não entenderam, acho que agora vão entender.

Lembram-se daquelas figurinhas de gomas de mascar (chicletes) que a gente, após molhar o dorso da mão ou parte do braço com saliva, colocava a figurinha em cima para colar o desenho. Então, a escrituração do Livro Diário era mais ou menos isso, primeiro você datilografava o formulário com carbono especial, depois pegava a segunda via deste formulário e copiava para placas de gelatinas, que eram antes umedecidas com esponja d’água, e na seqüência essas placas eram utilizadas para repassar a escrituração para as páginas do Livro. O serviço de contabilidade, como vocês viram, era muito braçal.  

O Livro Diário era comprado em papelarias. Ele vinha com todas as páginas em branco. Era necessário lavrar o Termo de Abertura na primeira página e o Termo de Encerramento na última página para posteriormente levar ao Cartório de Registro Civil para promover o devido registro. Somente após essas formalidades é que o mesmo deveria ser escriturado pelo processo das gelatinas.  

Este processo, praticamente, foi encerrado em meados dos anos 80, quando então as máquinas eletrônicas começaram  a ganhar mercado, facilitando com isso  sua aquisição pelas empresas e escritórios de contabilidade, diminuindo bastante o trabalho braçal nos serviços contábeis. Na máquina eletrônica, à  medida  que se  fazia o lançamento contábil a mesma já executava  as operações de adição e subtração e tinha ainda mais alguns recursos, pois guardava os históricos do lançamento na memória, e com a digitação dos  códigos desses históricos a mesma os datilografava automaticamente. Essa máquina  “aposentou” o sistema de gelatinas, pois os formulários que a máquina eletrônica emitia iam sendo acumulados para no final do ano serem encadernados formando, com isso, o Livro Diário. O registro deste livro no Cartório passou a ter uma ressalva onde constava que o mesmo já se encontrava escriturado anteriormente ao seu registro. 

Esta máquina eletrônica não teve vida muito longa, pois logo começou a proliferar o uso do Micro Computador, aí sim, vindo facilitar de vez a vida do Contador.  

 Atualmente, neste mundo totalmente informatizado, o serviço do contador, no que se refere a parte braçal da escrituração contábil diminuiu consideravelmente. Pois hoje os Programas de Contabilidades estão interligados com diversos outros programas existentes na empresa, tais como Faturamento, Departamento Pessoal, etc. e na medida em que se executam os serviços nestes demais setores, estes se comunicam com o programa de contabilidade fazendo com que os lançamentos contábeis sejam efetuados automaticamente. Sobram poucos lançamentos a serem efetuados manualmente pelos digitadores, e ainda assim, vários  já com códigos que pré definem os lançamentos, como por exemplo: digita-se o código 01, e o programa sabe que é para debitar a Conta Banco c/corrente e creditar a Conta Caixa. 

            Antigamente os auxiliares de escritório aprendiam a fazer contabilidade trabalhando nas empresas e nos escritórios de contabilidade, pois acompanhavam passo a passo todo o processo contábil,  e com o tempo iam para os Cursos Técnicos de Contabilidade ou para as Faculdades de Ciências Contábeis apenas para aprender a teoria, mas na verdade, a grande maioria,  fazia o curso visando mesmo era o Diploma, pois já sabia fazer contabilidade. Se antes os serviços em empresas de contabilidade funcionavam como verdadeiras escolas, acredito que hoje se consiga conhecer o processo contábil somente através da leitura de bons livros e/ou cursos específicos.   

Esta matéria foi disponibilizada, originalmente, em 30/06/2001

REPAGINADA EM 11/12/2008

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